Projekt koji se prijavljuje na određeni natječaj prezentira se kroz niz dokumenata čija je forma i sadržaj određena samim natječajem. Za prijavu je najčešće potreban projektni sažetak, poslovni plan i investicijska studija ili studija izvodljivosti. Prijava na natječaj za dodjelu bespovratnih potpora obuhvaća i popunjavanje dodatnih obrazaca i prikupljanje niza administrativnih potvrda. Po odobrenju dodjele bespovratnih sredstava se potpisuje formalan ugovor između prijavitelja i ugovornog tijela. Tim ugovorom su definirane daljnje obveze prijavitelja za vrijeme trajanja projekta i niz godina nakon njegovog završetka.
Obveze određuju način korištenja bespovratnih sredstava i izvještavanje o provođenju projekta. Primjerice, jedna od obveza prilikom provođenja projekata sufinanciranih iz EU fondova je i provođenje procesa nabave na za to propisan način. Obveze izvještavanja o projektu su regulirane potpisanim ugovorom. Najčešće je potrebno kvartalno izvještavanje, nakon završetka projekta, a ponekad i nekoliko godina nakon njegovog završetka kako bi se utvrdilo jesu li ostvareni ciljevi zbog kojih je projekt ostvario sufinanciranje iz EU fondova. Na ovoj edukaciji polaznici će se upoznati sa osnovnim, ali i detaljnijim procedurama i definicijama projekata financiranih iz EU fondova.
