Kako ne gubiti vrijeme? - Par jednostavnih i korisnih savjeta

10. 4. 2019.

Vrijeme je neobična stvar, nema kraja ni početka, a nikad ga nema dovoljno. Kako to? Kako možemo uspostaviti takav odnos s vremenom u kojemu niti trčimo za sljedećim radnim zadacima ili obavezama, niti nas one progone? Kako možemo smanjiti stres povezan s vremenskim pritiskom? U ovom tekstu pronaći ćete nekoliko jednostavnih savjeta kako se bolje organizirati.

1. POČNI NA VRIJEME

Ako si u vremenskoj stisci, onda ti je prioritet jasan i ne preostaje ti drugo nego ubrzano raditi prema cilju. U ovakvim okolnostima ćeš vjerojatno moći uspješno isporučiti rezultat, po cijeni većeg stresa i smanjene mogućnosti učenja za ubuduće. S druge strane, ako imaš više zadataka, a najčešće je tako, možeš početi s radom odmah sada i na tragu sljedećih savjeta uspješno – uz manje stresa, više interesa i mogućnosti učenja – organizirati posao. Krenuti na vrijeme znači početi prije nego postoji osjećaj vremenske stiske, odnosno, kada imamo barem dvostruko više raspoloživog vremena za obavljanje posla od onog što procjenjujemo da nam je potrebno za isto.

2. ŠTO SU PRIORITETI, KOJI SU ROKOVI?

Pretpostavimo da si krenuo/la na vrijeme. Osnovni smjerokazi koji ti trebaju su svijest o prioritetima i rokovima. Prioriteti su obaveze koje nam je važno izvršiti te imamo postavljen rok do kada to trebamo napraviti. Primjerice, samozaposlenoj osobi prioritet je pravovremeno plaćanje poreza i doprinosa, ali i pravovremeno izvršavanje ugovorenih obaveza. I za jedno i za drugo postoje rokovi, zbog čega možemo odmah početi s radom na njima ili ih planirati prema rokovima.

Želiš li sam pokušati planirati prema prioritetima i rokovima? Predlažemo da nacrtaš ovu tablicu i u kućice upišeš neke svoje obaveze. Prati kako ih izvršavaš te po isteku rokova daj sebi povratnu informaciju o tome kako ti je bilo ovako planirati.

 

HITNO

NIJE HITNO

VAŽNO

Prioriteti – obavi prvo

 

 

 

Sljedeće po važnosti – planiraj

NIJE VAŽNO

Delegiraj

 

 

 

Preskoči

Planirati možeš i na druge načine, važno je da nađeš onaj koji tebi odgovara.

3. PODIJELI POSAO U MANJE VREMENSKE JEDINICE

Lakše nam je održati koncentraciju i radni elan kada radimo redovito u kraćim jedinicama, nego puno odjednom. Nadalje, skloni smo podcijeniti vrijeme koje nam treba za odraditi posao jer uzimamo u obzir samo ono što možemo predvidjeti. Zbog toga procijeni koliko ti vremena treba za neki posao i pomnoži to najmanje s dva. Zatim podijeli posao u manje vremenske jedinice. Evo primjera: Pišeš financijski izvještaj i opisni dio projekta, za oboje imaš rok. Za pisanje izvještaja treba ti oko 8 sati, pomnožiš to s dva i podijeliš na jedinice od po pola sata ili sat. Isto napraviš s drugim zadatkom. Što sad s tim? Čitaj dalje!

4. IZMIJEŠAJ RADNE ZADATKE

Sada kada si podijelio rad u manje jedinice, uhvati ritam rada, odmora i nagrade. Kako to izgleda? Radiš pola sata, odmaraš pet minuta i nagradiš se, primjerice čokoladicom ili kavom. Zatim opet "naviješ" sat i radiš dalje, ali ovaj put na drugom tipu zadatka. Miješanjem zadataka koje smo prethodno podijelili u manje vremenske cjeline duže ostajemo koncentrirani i svježi, učinkovitiji smo i dolazimo do boljih rezultata. Evo još par preporuka za miješanje zadataka: pomiješaj one koji su ti draži s onima koje nerado obavljaš, teže s lakšima, rutinske s kreativnima, mentalne s fizičkima, itd. S vremenom je bolje da skratiš jedinice rada nego da povećavaš pauze, a kad ti se više ne da, odmori.

5. ODMORI SE, ZASLUŽIO/LA SI

Odmor – taj podcijenjeni sastojak svakog dobrog učenja i rada. Odmor je prirodna potreba organizma koja omogućava da se oporavimo od prethodnog iskustva i nanovo orijentiramo ka sljedećoj važnoj stvari. Nakon rada i tijekom odmora, mozak i dalje radi na zadacima na koje smo prethodno bili koncentrirani. Kao i kod spavanja, događa se sortiranje i povezivanje informacija u odnosu na postojeće mreže znanja – pamtimo ono što možemo negdje smjestiti i povezati, zaboravljamo ono što ne koristimo. Ovakvo spontano filtriranje i prioritiziranje informacija događa se baš kada se odmaramo. Zbog toga je odmor nužan dio svakog kvalitetnog učenja i rada. Drugim riječima, nemojte da vam odmor bude zadnji na listi prioriteta. Ako želite učinkovito raditi u vremenu koje ste planirali, pojavite se svježi i naspavani. Ako ste zapeli s nekim zadatkom, uzmite pauzu. Ako vam je "puna glava", prošetajte. 

Sretno s radom i učenjem!