Potpuni vodič za online sastanke

26. 3. 2020.

Ako vas je trenutna situacija prisilila da prvi put sudjelujete na online sastancima tijekom rada od kuće, ne paničarite. Prvi video razgovor uvijek je malo neugodan, ali nakon ovog vodiča postat ćete profesionalac u tome.

Jesu li vam dosad online sastanci bili posve nepoznati, možda i odbojni zbog manjka ljudskog kontakta? Niste jedini, vjerujemo da većina na ovim prostorima voli susrete uživo, pogotovo kad je riječ o poslu.

No trenutna situacija ne pita za naše preferencije i što se brže prilagodite, bit će vam lakše. Tko zna, možda vam ovakav oblik komunikacije na kraju postane i najdraži!

Oprema za online sastanke

Spajanje preko mobitela

Ako trebate komunicirati 1 na 1, odlične su vijesti da u današnje vrijeme svaki mobilni messenger ima uključenu i opciju video poziva. Dakle, svu opremu već imate spremnu jer vam treba samo mobitel. Odlično bi bilo spojiti i slušalice s mikrofonom ako ih imate kako biste smanjili pozadinsku buku, ali aplikacije će funkcionirati i bez toga.

Nemojte mobitel držati u ruci jer će treskanje smanjiti kvalitetu komunikacije nego ga naslonite na nešto kako bi slika mirovala. Svakako prije nego započnete sastanak uključite na mobitelu Do not disturb kako vas drugi pozivi ne bi prekinuli.

Spajanje preko laptopa

Prednost korištenja laptopa za online sastanke je veća slika, stabilnost i manja mogućnost prekidanja poziva. Kamera i mikrofon već ugrađeni u laptop bit će vam sasvim dovoljni, a možete (kao i kod mobitela) koristiti slušalice s mikrofonom radi smanjenja pozadinske buke.

Spajanje preko računala

Za računalo trebat će vam posebna web kamera (nije već ugrađena kao kod laptopa ili mobitela) i slušalice s mikrofonom.

Koji god način spajanja na sastanak odabrali, prije početka testirajte svu opremu i resetirajte računala.

Aplikacije za online sastanke

Nakon što ste pripremili svu opremu, vrijeme je za odabir aplikacije koje će vas povezati s kolegama i klijentima.

Kao što smo već pisali, za komunikaciju 1 na 1 možete koristite mobilne aplikacije poput Vibera, WhatsAppa, Facebook Messengera ili Skypea. Sve su dostupne i za iOS i za Android te imaju već ugrađenu opciju video poziva.

Za sastanke više ljudi odnosno konferencijske pozive preporučujemo aplikacije za računala koje podržavaju audio pozive, video pozive te dijeljenje ekrana tijekom poziva. Neke od najpoznatijih su:

Skype

Skype možete koristiti za komunikaciju putem poruka (chat) te audio i video pozive. U konferencijskom video pozivu podržava maksimalno 50 korisnika, a pozive je moguće i snimati.

Google Hangouts

Googleov odgovor Skypeu sa sličnim funkcionalnostima. Podržava maksimalno 25 sudionika u konferencijskom video pozivu.

Zoom

Zoom je kreiran primarno za audio i video komunikaciju pa nema ugrađen  zasebni chat kao prethodne aplikacije. Besplatna opcija podržava maksimalno 100 sudionika u konferencijskom pozivu, ali vrijeme poziva je ograničeno na 40 minuta dok 1 na 1 pozivi nemaju vremensko ograničenje. Pozive je također moguće snimati.

Radni prostor i pozadina

Nakon što ste savladali tehnologiju potrebnu za online sastanak, obratite pozornost i na svoju okolinu u kojoj ćete boraviti dok razgovarate. Svakako si osigurajte privatnost i provjerite je li pozadina vidljiva na video pozivu oslobođena od stvari koje bi mogle previše otkriti o vašem privatnom životu. Ako je ikako moguće pronađite kut u zatvorenom prostoru koji možete koristiti za online sastanke te izbjegavajte spajanje blizu izvora vanjske buke (poput balkona i dvorišta).

Pravila ponašanja

Iako ćete u njima sudjelovati iz udobnosti vlastitog doma, online sastanci zahtijevaju istu razinu profesionalnosti i bontona kao i sastanci uživo.

  • Osigurajte privatnost i eliminirajte buku.
  • Obavite sve tjelesne potrebe prije i pripremite čašu vode.
  • Nemojte kasniti.
  • Obucite se primjereno.
  • Pozdravite i predstavite se, pogotovo ako ostale sudionike niste upoznali prethodno.
  • Ako je poziv samo audio, recite svoje ime prije nego nešto kažete. Isto tako recite ime osobe na čiji komentar odgovarate.
  • Čekajte da onaj koji govori završi prije nego komentirate.
  • Ne koristite mobitel, ne surfajte po internetu i ne provjeravajte društvene mreže dok netko drugi govori.
  • Ne obraćajte se ukućanima, djeci ili kućnim ljubimcima da vas svi čuju. Ako im baš morate nešto reći, koristiti mute da vas ostali ne čuju.
  • Ako vodite sastanak, pripremite unaprijed dnevni red i održavajte fokus na njemu.

Da zaključimo, iako svi redovito komuniciramo online, u slučaju poslovnih sastanaka od vas se ipak traži određena razina profesionalnosti. Ako primijenite savjete koje smo vam dali u ovom članku, sigurni smo da će vaše ponašanje tijekom online sastanaka biti besprijekorno.

Ima li još nešto što vam predstavlja izazov u profesionalnoj online komunikaciji?