Komunikacijske vještine – Kako izbjeći nesporazume i uspješno prenijeti poruku

Komunikacija je još od primitivnog doba bila jedan od osnovnih alata koji su naši preci koristili za preživljavanje tako što bi verbalno (zvukovima) ili neverbalno (pokretima glavom ili rukama) upozoravali jedni druge na potencijalne opasnosti ili izvore hrane.

Za uspješno funkcioniranje kako u privatnom, tako i u poslovnom životu, vješto izbrušene komunikacijske vještine dobro će ti doći bez obzira kojim se poslom baviš ili u kojem si stadiju života. One se u društvu i poslovnom svijetu više ne doživljavaju kao „soft skills“ nego su dio osnovnih profesionalnih vještina koje treba posjedovati svatko tko se želi uspješno izraziti i surađivati s drugima.

Što su komunikacijske vještine?

Komunikacijske vještine su sve one sposobnosti koje razviješ živeći i radeći s drugim ljudima, pogotovo na mjestima gdje je važan timski rad. Komunikaciju možeš proučavati cijeli život jer je ona kompleksna koliko i čovjek sam i njegov unutarnji život, ali i društvo koje joj daje kostur. Bit dobrih komunikacijskih vještina je uspostaviti odnos sa sugovornikom i uspješno mu prenijeti poruku, a sve ostalo su nijanse i osobne preferencije.

Osoba s razvijenim komunikacijskim vještinama posjeduje određene karakteristike kao što su:

• Otvorenost. Fleksibilan um sposoban je primiti nove informacije, otvoriti se za različite pristupe temama i spreman je slušati, a ne samo prenositi svoju poruku. Kad si otvorena uključiti se u dijalog i s onim osobama s čijim se mišljenjem ne slažeš, to postavlja temelje za iskrenu i produktivnu komunikaciju.
• Samopouzdanje. Kad djeluješ sigurno u ono što vjeruješ i jasno to komuniciraš drugima, povećavaš šanse da i oni povjeruju u tvoju istinu. Samopouzdani stav nije istoznačan s agresivnošću i nametanjem vlastitog stajališta, već naprotiv, podrazumijeva empatiju i zainteresiranost za sugovornika.
• Pristupačnost. Komuniciranje s onima koji su zatvoreni, odgovaraju jednosložnim riječima na pitanja i ne pokazuju interes za sugovornika nije nimalo ugodno iskustvo. Prijateljski ton, osmijeh i aktivno slušanje te poticanje sugovornika na komunikaciju pomoći će ti razviti dojam pristupačnosti.

Koje su komunikacijske vještine najvažnije?

Koje ćeš točno tehnike komuniciranja primijeniti u razgovoru ovisi o situaciji i kontekstu u kojem se ti i tvoj sugovornik ili sugovornici nalazite, ali postoje određene komunikacijske vještine koje su široko primjenjive i isplati se ulagati u njihovo razvijanje.

Želiš li precizno i jasno komunicirati te povećati kvalitetu svog života, pobrini se u da svom repertoaru imaš sljedeće komunikacijske vještine:

• Korištenje govora tijela

Jesi li znala da čak 93% informacija tijekom komunikacije dobivamo neverbalnim putem? Dok pričaš, slušatelj svjesno i podsvjesno upija tvoj položaj tijela, disanje, ton glasa, mimiku, intonaciju, udaljenost od sebe i još puno toga. Otvori svoj stav, održavaj kontakt očima i pripazi da se nalaziš na pristojnoj udaljenosti od slušatelja. Neverbalna komunikacija može se odlično uvježbati promatranjem drugih, stoga uživaj opažati kako oni prenose poruke svojim neverbalnim alatima.

• Upravljanje emocijama

Kad nisi svjesna svojih emocija ili im dopuštaš potpunu kontrolu da one vode komunikaciju, to će vrlo rijetko završiti s povoljnim rezultatom za obje strane. Iznimno izražen strah, ljutnja, tuga pa čak i sreća mogu ometati jasno prenošenje poruke i dovesti do nesporazuma i konflikta. Za uspješnu komunikaciju važno je razumjeti kako svoje, tako i osjećaje sugovornika te ih držati pod kontrolom i u razumnim granicama dok se ne stvore idealni uvjeti za njihovo potpuno otpuštanje.

• Kontrola i jačanje glasa

Možda si očekivala da ova vještina i nije toliko važna kad želiš izbjeći konflikte i vikanje u komunikaciji, no pokazalo se da se ljudi s dubljim i jačim glasom doživljavaju kao ozbiljniji te lakše dolaze do svojih ciljeva u komunikaciji. Odlične su vijesti da glas možeš istrenirati kako bi tvoje poruke jasnije došle do onih kojima su upućene. Za to možeš raditi jednostavnu vježbu: duboko udahni trbuhom, kratko zadrži zrak i zatim ga snažno ispuši široko otvorenim ustima oblikujući slovo A.

• Aktivno slušanje

Niže u članku pročitaj detaljnije što je aktivno slušanje uz konkretne vježbe kako razviti ovu visokocijenjenu komunikacijsku vještinu.

Nemoj se zabrinjavati ako se ne možeš trenutno pohvaliti da u svojoj komunikaciji imaš razvijene ove vještine – kao i sve ostalo, one se uz malo truda i puno volje mogu naučiti i istrenirati!

Kako razviti komunikacijske vještine

Ljudi su društvena bića što znači da ćeš u svom svakodnevnom životu imati mnoštvo prilika vježbanja za društve vještine i kompetencije. Za njihovo razvijanje najvažnija je praksa zato se hrabro upusti u komunikaciju, pažljivo slušaj i vježbaj!

Izdvojili smo za tebe neke od prilika koje nam se često ponavljaju, a mogu biti izvrstan poligon za uvježbavanje komunikacijskih vještina. Pripremi zanimljive odgovore na ova 3 pitanja i promatraj kako se tvoji odnosi produbljuju, a komunikacijske vještine poboljšavaju:

1. Kako si?

Umjesto generičkog „Dobro, kako si ti?“, „A evo ide…“ i slično, odgovori na ovo često pitanje nečim što će imati više smisla i materijala za nastavak komunikacije. Reci osobi koja postavlja pitanje da ti je baš drago što ste se sreli (ako uistinu i jest), iznesi emociju koju osjećaš i razlog za nju (Uzbuđena sam jer…, Zabrinuta sam jer…), podijeli neku smiješnu dogodovštinu koja ti je uljepšala dan ili pripremi duhovit odgovor koji će opustiti sugovornika.

2. Što ima novo?

Koliko si puta na „Što ima novo?“ odgovorila „A evo ništa…“ iako ti se zapravo gomila novosti dogodila u životu? Ovo pitanje ima nevjerojatan potencijal otvoriti komunikaciju, no prečesto se koristi samo kao usputni pozdrav. Zato ubuduće unaprijed pripremi odgovor i dočekaj pitanje spremna, dijeleći sa svojim sugovornikom nešto uistinu zanimljivo što ti se nedavno dogodilo. Koga si novog upoznala, koju zanimljivu knjigu si pročitala ili film pogledala, jesi li negdje nedavno putovala, što ti se uistinu događa? Sigurni smo da ćeš se iznenaditi gdje sve mogu otići razgovori koji nisu odmah na početku prekinuti generičkim odgovorom!

3. Čime se baviš?

Umjesto kratkog i nezainteresiranog opisa posla ili još gore naširokog detaljnog objašnjavanja svoje titule koje će umoriti svakog sugovornika, smisli zanimljiv ili duhovit opis svog zanimanja koje će poslužiti kao poticaj za daljnji razgovor.

Ako ne daješ standardne i očekivane odgovore na ova pitanja, ljudi s kojima komuniciraš vrlo će te dobro zapamtiti, a tvoji odgovori otvorit će priliku za daljnji razgovor i upoznavanje.

Aktivno slušanje

Komunikacijska vještina na koju se posebno želimo osvrnuti je aktivno slušanje budući da je to jedna od najvažnijih komunikacijskih tehnika koje trebaš razviti i često koristiti.

Aktivno slušanje je preduvjet uspješne komunikacije. Naime, sposobnost aktivnog slušanja podrazumijeva osjećanje empatije prema sugovorniku što znači da se možeš postaviti u njegovu situaciju i otvoreno sagledati perspektivu iz koje on nastupa. Kad koristiš vrijeme dok sugovornik govori kako bi pripremila ono sljedeće što želiš reći, zatvaraš se za mogućnost nove perspektive i tvoja poruka je unaprijed smišljena te utemeljena na prethodno stvorenom stavu ne uzimajući u obzir ono što tvoj sugovornik trenutno govori. Tek aktivnim slušanjem stvaran i konstruktivan dijalog biva moguć, a rasprava može postati smislena i argumentirana umjesto agresivnog konflikta.

Aktivno slušanje kao metodu često koriste oni koji se bave terapeutskim razgovorima, no to je tehnika koju apsolutno svatko može upotrijebiti u svojoj komunikaciji kako bi povećao njezinu kvalitetu.

Uspješno slušanje postiže da se sugovornik osjeća viđeno i da ga netko razumije te se uspostavlja dublji i kvalitetniji odnos uz stvaranje sigurnog okruženja za iznošenje ideja i mišljenja. Uz to štedi vrijeme koje bi se gubilo na ispravljanje nesporazuma u komunikaciji, smirivanje konflikata, razjašnjavanje krivo shvaćenih informacija te umirivanje negativnih emocija.

Aktivno slušanje – vježbe za razvijanje kraljice komunikacijskih vještina

Kako bismo ti maksimalno olakšali razvijanje ove važne komunikacijske vještine, donosimo ti nekoliko vježbi koje možeš početi primjenjivati u razgovoru već danas:

• Fokusiraj se na sugovornika. Prati njegov ton, govor tijela, ono što ti govori i kako govori umjesto da razmišljaš o nečem trećem, gledaš u mobitel ili oko sebe. Ako ti je teško fokusirati se na sugovornika, pokušaj ponavljati njegove riječi u glavi kako bi poruka što lakše doprla do tebe.
• Pokaži interes. Većina komunikacije odvija se neverbalno, stoga smješkanjem, kimanjem glave i drugim pokretima tijela pokaži svom sugovorniku da ga slušaš te da ti je ono što govori važno.
• Uistinu slušaj sugovornika. Ne čekaj samo da završi da kažeš ono što ti želiš reći, ne upadaj mu u riječ i ne mijenjaj smjer razgovora na ono što tebe zanima. Nikako ne podcjenjuj njegove izazove iznoseći svoje uz napomenu kako su oni veći.
• Izbjegavaj osuđivanje i prosuđivanje. Ne moraš se slagati s tuđim idejama i mišljenjima, ali za uspješnu komunikaciju i izgradnju odnosa nužno je osude i kritike ostaviti po strani te se posvetiti iskrenom sagledavanju problematike iz sugovornikove perspektive.
• Postavljaj pitanja. Ono što ti govoriš treba biti povezano s temom koju je iznosio sugovornik. S tim motivom na umu postavljaj pitanja kako bi mogla doći do više informacija što će olakšati produbljivanje tematike.
• Suzdrži se od savjetovanja. Savjet daj isključivo ako te sugovornik to direktno traži te otvoreno pitaj što on želi i koje je njegovo stajalište prije nego počneš nametati svoje.
• Izbjegavaj prekide komunikacije. Ako se sjetiš nečega što hitno trebaš obaviti ili neke druge teme, suzdrži se dok ne dođe prirodna prilika za to.

Slušanje možda na prvu izgleda kao pasivna aktivnost, no ako želiš da bude uistinu učinkovito, ono mora biti aktivno i fokusirano kako bi zaista čula ono što je rečeno i sve komunikacijske znakove spojila u cjelovitu poruku.

Vjerujemo da si do našeg teksta došla jer želiš biti elokventna i vješta u komunikaciji te razvijati svoje odnose u poslovnom i privatnom životu - zato se nadamo da će te naši savjeti dovesti korak bliže do tog cilja. Kad se radi o komunikacijskim vještinama, na kojoj želiš detaljnije poraditi nakon čitanja ovog članka? Podijeli s nama u komentarima na društvenim mrežama, rado ćemo ti dati dodatan savjet!