Kako uspješno delegirati zadatke?

17. 8. 2018.

Na prvu, čini se da delegiranje zadataka donosi samo dodatan posao i nervozu jer nema šanse da osoba koja dobiva zadatak napravi posao jednako brzo, točno i produktivno kao ona koja ga zadaje. Nije to pitanje nečijih sposobnosti nego jednostavno pitanje iskustva i pokušaja i promašaja u prethodnoj odradi.

Upravo je to zamka zbog koje mnogi izbjegavaju delegaciju zadataka. Misle da oni mogu sve napraviti brže i kvalitetnije, no zapravo koče svoj napredak i uspjeh jer postoji samo određeni broj sati u danu i količina posla koju tijekom njih mogu obaviti.

Nitko nikada nije uspio posve sam i zato je uspješna delegacija jedna od ključnih vještina dobrog poslovanja.

Ako se ipak trudiš i dijeliš zadatke, a oni su rijetko dobro obavljeni, provjeri još jednom pratiš li sve korake uspješne delegacije:

1. Jasno izrazi koji je konačni cilj koji očekuješ. Što točno osoba treba napraviti? Počni s krajem na umu i ne zaboravi da je počesto krivo shvaćanje rezultat nejasnog i neprilagođenog objašnjavanja. Nitko nije glup, samo mu nije dovoljno jasno objašnjeno!

2. Jasno definiraj granice i ograničenja. Koliki će osoba imati autoritet u donošenju odluka? Kolika je njezina odgovornost? Treba li pitati za sve prije nego napravi? Čekati dok joj se ne kaže što da napravi? Treba li predložiti što će se napraviti i onda to napraviti ako dobije dopuštenje? Ima li potpunu slobodu akcije, ali treba podnijeti izvještaj čim stignu rezultati? Ili može pričekati i javiti samo povremeno kako posao napreduje?
Vidiš koliko zapravo nijansi može biti u tvojim očekivanjima stoga ih iznesi jasno i glasno kako bi ona sigurno bila ispunjena.

3. Ako je moguće, uključi ljude u odluku o delegaciji. Daj im moć da odluče koji zadatak i kada će biti delegiran njima – time povećavaš motivaciju u odradi jer su sami izabrali što će i kada raditi.

4. Pruži adekvatnu podršku i budi dostupan za dodatna pitanja. Koliko god nešto jasno objasnili, ponekad je praksa drugačija od teorije i nedoumice se pojave putem. Primjenjuj otvorenu i opuštenu komunikaciju i uspjeh posla sigurno neće izostati.

5. Fokusiraj se na rezultat i ne zabrinjavaj se načinom na koji se posao obavi. Ako je osoba dostavi očekivani rezultat, zapravo uopće nije bitno KAKO je posao obavila. Tvoj način nije nužno niti jedini niti najbolji način. Možda i ti naučiš nešto novo ako dopustiš da svaka osoba razvije svoj individualni pristup problemu.

6. Ne dopusti da se zadatak vrati tebi ako nešto krene neplanski. Pruži podršku i savjete, ali ne daj direktan odgovor i ne preuzimaj natrag posao koji je jednom delegiran. Ne zaboravi, najbolje se uči na greškama!

7. Ne zaboravi motivirati i predstaviti sve benefite koje će osoba ostvariti ako dobro obavi posao. Nekim ljudima je dovoljno samo povjerenje koje im je ukazano da zasjaju, no neke će trebati i malo dodatno podmazati. Sitne nagrade, zasluge i pohvale sasvim su dobar početak ako ih je osoba zaslužila.

Za kraj, posebno pripazi što i kome delegiraš. Neki poslovi jednostavno moraju ostati tvoja odgovornost koliko god to hoćeš izbjeći. Nakon obavljenog posla, dobro ga pregledaj i prihvati samo ono što je odrađeno u skladu s očekivanjima. Ako prihvatiš posao koji nije baš najbolje odrađen, kočiš drugu osobu u učenju i napretku, što u konačnici ne koristi ni tebi ni njemu.

Kad jednom naučiš efikasno delegirati zadatke, otvorit će ti se potpuno novi svijet mogućnosti. Zato kreni odmah i sretno!