Top 4 razloga zašto koristiti Microsoft Access

17. 1. 2019.

Microsoft Access dio je Microsoftovog Office programskog paketa, a najčešće se koristi za upravljanje relacijskim bazama podataka.

Ako su ti Excelove baze i tablice jednostavno preslabe, čitaj dalje jer bi MS Access mogao biti baš za tebe.

Jednostavnije rečeno, Access se koristi kao alat za upravljanje informacijama jer može sadržavati i analizirati ogromnu količinu informacija koje su u međusobnom odnosu, a može im se pristupiti u svakom trenutku. Relacijskim bazama podataka upravlja puno učinkovitije od Excela i ostalih aplikacija slične namjene, a evo i zašto:

1. MS Access je dizajniran da smanji broj pogrešaka i nedosljednosti.

Proračunske tablice su izvrsne za spremanje i analizu informacija, no kada je iznimno bitno da postoji samo jedna točna verzija podatka, poput klijenta, kontakta, ugovora, proračunske tablice mogu stvoriti probleme. Naime, u njima je vrlo lako napraviti pogrešku i teško je upravljati stotinama zapisa te izvršiti ispravnu analizu podataka.

Zbog unosa „jedne verzije istine“ u Accessu smanjuje se mogućnost pogreške, nedosljednih vrijednosti te moguće dupliciranje podataka, proizvod čega su točnija izvješća i analiza informacija.

2. MS Access je siguran i omogućuje bolju kontrolu informacija.

Baze podataka osiguravaju središnje mjesto za pohranu, zaštitu i kontrolu podataka, a to omogućuje puno bolju kontrolu informacije jer se sve nalazi na jednom mjestu, a ne raštrkano po zasebnim proračunskim tablicama u Excelu. Osim toga, MS Access uključuje mogućnost šifriranja i zaštite datoteka baze podataka lozinkom tako da je sigurnost unesenih informacija na visokoj razini.

3. MS Access donosi veću produktivnost.

Ako je potrebno promijeniti samo jedan podatak u bazi, npr. ažurirati korisnikovu adresu zbog preseljenja, putem Accessa to je dovoljno učiniti jednom jer će svi ostali srodni zapisi registrirati promjenu.

Nasuprot tome, ako se promjena radi u Excel tablici, potrebno je ručno pronaći svaki podatak te ga promijeniti, a ponekad ni „FIND“ opcija neće pomoći jer podaci mogu biti inicijalno krivo uneseni i Excel ih neće prepoznati kao one koji se traže. Takav način obrade podataka donosi značajno veću produktivnost u radu jer se više ne gubi vrijeme na besciljno pretraživanje različitih proračunskih tablica.

4. MS Access dovodi do točnije analize podataka i boljih odluka.

Zadnje, ali možda i najvažnije, obrada podataka u Accessu donosi točniju analizu informacija zbog postojanja standardiziranog formata što znači da će odluke donesene na osnovu takvih analiza dovesti do boljeg ukupnog rezultata poslovanja. Teško je donijeti odluku na osnovu polutočnih informacija, nije li? Access će eliminirati nered u izvještajima i donijeti čvrste informacije na koje se možeš osloniti u vrijeme teških odluka.

U konačnici, MS Access je poprilično jednostavan alat za osnovno korištenje, no ako imaš želju za učenjem i dodatnim istraživanjem, može te odvesti daleko. Milijuni zadovoljnih korisnika tijekom godina kreirali su pregršt edukativnih sadržaja koji ti u tome mogu pomoći, a na tebi je samo da počneš.